Il giorno è diviso in ore, le ore in minuti... sembra un'ovvietà, vero? Tutti sappiamo come viene scandito il tempo: e allora perché facciamo così tanta fatica a organizzarlo in modo efficace?
Una persona che fatica a gestire il proprio tempo è come un turista senza navigatore: può perdersi!
Oggi condivido alcuni consigli sulla gestione del tempo per semplificarti vita e aiutarti a trovare lo spazio necessario per dedicarti alla tua passione! Qui parlo soprattutto della scrittura, ma sono consigli applicabili a qualsiasi altra attività, come per esempio la lettura, lo studio o altre cose che ritieni interessanti e meritevoli della tua attenzione.
Guida pratica per gestire impegni domestici, lavoro e tempo libero... senza impazzire!
Organizzare la giornata è importantissimo per incastrare lavoro e impegni quotidiani senza dimenticarsi niente, per dedicarsi alla casa in modo da avere intorno a sé un ambiente piacevole ma, soprattutto, per ritagliare del tempo per i propri interessi e il proprio benessere personale.
Grazie a un'organizzazione quotidiana (anche minima) puoi ottenere il massimo dal tuo tempo e dalle tue energie. Da qualche parte bisogna pur iniziare, quindi ti suggerisco di trovare un attimo di pace (almeno 15 minuti) per sederti e prendere in considerazione questi spunti per cominciare a diventare padrone del tuo tempo.
Munisciti di carta e penna, delle note del telefono, di un file, di un'agenda, di un quaderno... di qualsiasi cosa ti permetta di prendere appunti da tenere sottomano.
Pronto? Si parte!
1. Definisci le tue priorità
Se non ti piace pensare troppo al futuro, pensa solo alle priorità che vuoi prendere in considerazione il giorno successivo. Man mano che diventi più esperto puoi combinare più giorni insieme e avere un piano settimanale.
Pensa a ciò che devi fare per forza, a ciò che vuoi fare e a quello che sarebbe il caso di fare. Elenca tutto quello che ti viene in mente senza limiti e non ti preoccupare se la lista diventa un papiro lunghissimo!
Quando hai finito, puoi procedere in almeno due modi diversi.
Crea una tabella con 3 colonne:
DA FARE PER FORZA, VOGLIO FARLO, FORSE
Senza creare la tabella, scegli 3 colori diversi e usali per le stesse categorie del punto 1.
Ora leggi la lista e suddividi le attività elencate in base alle 3 categorie di cui sopra.
Per esempio:
· andare al lavoro (DA FARE PER FORZA);
· leggere un capitolo (VOGLIO FARLO);
· fare la lavatrice (FORSE).
A questo punto, la tua lista potrebbe sembrare meno terrificante, ma ancora troppo piena. Non ti preoccupare! Può essere sfoltita e organizzata meglio, in modo che ogni compito assuma una dimensione realistica e diventi fattibile.
Adesso puoi analizzare ogni categoria separatamente.
Inizia da quella più pressante, cioè le cose DA FARE PER FORZA. Selezionane solo 3 e assegna una priorità a ciascuna, magari semplicemente 1, 2, 3. Accanto a ognuna delle priorità scrivi anche più o meno quanto tempo necessita, ti consiglio di abbondare. Non è per portare sfortuna... ma per creare una zona cuscinetto qualora davvero dovesse succedere qualcosa di non previsto. Se invece tutto andrà bene... indovina un po'? Hai vinto del tempo in più!
Ripeti lo stesso procedimento per le altre categorie.
A questo punto avrai una panoramica piuttosto precisa di quello che davvero devi fare, vuoi fare e dovresti/potresti fare prossimamente.
Adesso è il momento di passare all'azione! Nessun piano è utile se resta solo una teoria... il giorno designato tieni presente questo lavoro e agisci di conseguenza, ti suggerisco di usare dei timer per capire davvero quanto tempo ti serve.
Svolgi i 3 compiti indispensabili e poi passa alle categorie successive e cerca di farlo restando entro i tempi previsti. Se vedi di avere tempo ed energie per altre attività, torna alla tua lista e seleziona quello che puoi o vuoi fare.
A giornata finita, siediti e valuta come è andato l'esperimento. Hai impiegato più o meno tempo del previsto? Sei soddisfatto delle cose fatte? Cosa è andato bene e cosa è andato meno bene? Segnati tutto e programma il giorno successivo facendo tesoro dell'esperienza accumulata.
Procedendo in questo modo, prima o poi, riuscirai a creare un equilibrio migliore fra le categorie.
Se questo processo ti sembra complicato, trovi delle schede di supporto con esempi e spazi da compilare nel diario di scrittura "Raggiungi i tuoi obiettivi - diario di scrittura, pianificazione e produttività".
2. Ottimizza i compiti/appuntamenti che si ripetono
Crea una tabella giornaliera e settimanale di tutte le attività che si ripetono. Qui può aiutarti un calendario, Google Calendar, un'agenda o un quaderno per il bullet journal: insomma, munisciti di uno strumento per inserire e gestire i compiti ricorrenti.
A costo di essere molto banale, inserisci anche gli orari dei pasti, quando ti fai la doccia, quando vai a fare la spesa, quando fai le pulizie e così via. Per ogni attività, segna quanto tempo ci vuole.
A questo punto hai una panoramica di tutte le attività che ti perseguitano ogni giorno e ogni settimana. Alcune sono cruciali per la tua vita, altre un po' meno, quello che non cambia è la ricorrenza.
La ripetitività di un evento è un fattore positivo, perché ti permette di programmarla con precisione e di ottimizzare al massimo il suo svolgimento.
Il mio consiglio è di stabilire dei giorni fissi per queste attività e di cercare modi per tagliare i tempi richiesti.
Ogni attività presenta sicuramente un margine di miglioramento in base al tuo stile di vita.
3. Lascia spazio agli imprevisti
Evita di programmare ogni minuto, in modo che resti dello spazio per imprevisti, per compiti che richiedono più tempo e, soprattutto, per riposarti. Se scopri una mezz'ora libera che non pensavi di avere, fai qualcosa di bello per te, non la dedicare per forza a compiti utili ma stressanti: se non li hai messi nella tua lista delle priorità, è perché li puoi programmare un'altra volta.
4. Controlla sempre la tua lista
Molte persone partono con le migliori intenzioni e si muniscono di agende, calendari, app... che poi puntualmente non usano. Ricordati sempre di consultare il tuo programma. Lo scopo non è ricordare tutto, non ti frusta nessuno se ti dimentichi le cose da fare... le hai segnate apposta, ma devi usare lo strumento che hai scelto per organizzarti. Per questo, a mio avviso, è meglio evitare le classiche agende da tavolo, molto belle ma anche spesse e pesanti. Se prediligi il cartaceo, prendi in considerazione qualcosa di sottile e facilmente trasportabile: questo è stato il mio primo pensiero quando ho iniziato a creare la mia linea di quaderni. La trasportabilità favorisce l’utilizzo continuativo, specialmente se si sceglie di usare il metodo del bullet journal.
5. Evita il multitasking a tutti i costi... o no?
Il multitasking viene spesso demonizzato e io non sono affatto d'accordo. Il problema non è fare tante cose insieme in modo corretto ed efficiente, ma raggruppare le tipologie di compiti che possono essere svolte contemporaneamente senza inficiare la qualità del risultato.
Un buon compromesso, per esempio, è accoppiare attività manuali semplici e attività di ascolto:
· ascoltare un audiolibro + fare le pulizie/camminare/cucinare/prepararsi per andare al lavoro
· guardare una serie/documentario + mettere lo smalto/sistemare la biancheria nei cassetti/bagnare le piante
· registrare delle note vocali per il tuo libro + piegare il bucato mentre bolle l'acqua (addirittura 3 cose!)
· mangiare + guardare dei documentari/video lezioni di approfondimento/podcast
Se credi che essere organizzati significhi essere rigidi, ripensaci! Sapere in anticipo cosa fare, quando e per quanto tempo è liberatorio perché una volta stabiliti questi punti fermi, tutto il resto del tuo tempo è libero e puoi fare quello che ti pare, anche guardare fuori dalla finestra e basta. Non devi più pensare alle cose da fare, né vivere nel terrore di esserti scordato qualcosa di importante.
Come organizzare la giornata per essere produttivi?
Nella sezione precedente abbiamo visto alcuni consigli su come organizzare gli impegni sul piano teorico, quindi senza davvero svolgere i compiti prefissati. Adesso vediamo qualche spunto su come passare all'azione!
So che ci sono tanti aspiranti autori che cercano di essere produttivi nonostante il peso delle responsabilità. Dunque, a scopo esemplificativo, dato che sono autrice indipendente ma ho ancora un lavoro full time, vediamo qualche trucco organizzativo ponendo come priorità:
1. Andare al lavoro
2. Scrivere 500 parole
3. Leggere 1 capitolo
Fra te (o me) e queste priorità ci sono svariati impedimenti più o meno grandi che vanno risolti, in modo da avere la pace psicofisica necessaria per agire. Per dare il giusto peso alle priorità senza affogare nel mare di piccole grandi faccende quotidiane, è necessario muoversi con consapevolezza.
Il mio suggerimento è di impiegare 3 semplici strategie:
1. Stabilire dei blocchi di tempo
2. Raggruppare
3. Regolare il tutto con dei timer
Come stabilire dei blocchi di tempo?
Prima di tutto riprendi in mano l'elenco iniziale fatto in precedenza, quello che contiene i compiti da fare, le priorità e le tempistiche previste. Iniziando dalle cose più rilevanti, programmale nella tua agenda come se fossero degli appuntamenti. In alcuni casi è più semplice, come per esempio "lavoro dalle 8.00 alle 17.30", in altri la tempistica è più difficile "leggere dalle 19.00 alle 19.30". Inserisci anche le faccende banali, come "dalle 19.30 alle 20.30 preparare la cena e mangiare", oppure "Ore 6.00 sveglia, ore 7.00 treno e ore 8.00 inizio lavoro".
Questo lavoro meticoloso e all'apparenza folle, ti permetterà di visualizzare con più concretezza dove finisce il tuo tempo. A questo punto il tuo calendario sembrerà un campo di battaglia, ma non ti preoccupare!
Raggruppare e usare i timer
Grazie alla fase 2, cioè "raggruppare", puoi ripulire i tuoi blocchi di tempo in modo più equilibrato. Premesso che puoi raggruppare come preferisci e in base al tuo stile di vita, un suggerimento per iniziare in modo basilare può essere di usare queste categorie: fuori casa, a casa ma occupato, libero.
Se guardando il tuo calendario scopri di non avere la categoria libero... adesso ti aiuto a crearla dal caos!
Lo scopo della fase del raggruppamento è svolgere insieme compiti simili o fattibili contemporaneamente. Lascia perdere al momento la categoria "fuori casa", facciamo finta che sia intoccabile.
La categoria "a casa ma occupato" è quella su cui si può agire pesantemente. Per farlo ti serve un timer. Inizia con timer brevi da 10 o 15 minuti. Presumibilmente in questa sezione rientrano faccende come pulire, mettere in ordine, cucinare, fare la lavatrice e cose analoghe.
Concentrati solo su un'area della casa alla volta, ogni giorno ne puoi individuare una, in modo da non dover mai affrontare tutto insieme. Ti sorprenderai della quantità di cose che puoi fare in 15 minuti. Se i timer non ti piacciono, crea una playlist della durata scelta e ascolta quelle canzoni mentre elimini compiti dalla tua lista. Invece di spezzettare tante faccende durante la giornata, concentrale tutte in un determinato lasso di tempo.
Un ulteriore modo per guadagnare tempo è ascoltare audiolibri o podcast mentre svolgi questi compiti. Se invece sei una persona che telefona spesso, esaurisci le tue chiamate mentre sei in mobilità.
Adesso che hai organizzato e raggruppato un po' di faccende, analizza la sezione "fuori casa". Sicuramente ci saranno dei tempi morti che puoi sfruttare meglio. Usa la pausa pranzo per esaurire commissioni che altrimenti dovresti concludere dopo il lavoro, fai online tutto ciò che è fattibile online, usa il tuo smartphone come uno strumento di crescita personale e non solo come una distrazione.
Se sei qui, probabilmente, sei anche tu uno scrittore. Ci sono tante idee che puoi appuntare in soli 10 minuti, magari mentre sei in coda al semaforo o mentre aspetti la metropolitana. In questo modo, quando sarai a casa, avrai tante note da consultare, invece del terrificante foglio vuoto. Parlo di diverse strategie nell’articolo “Come si scrive un libro… senza perdere tempo!”.
Come si programma una giornata?
Se ti sembra che tutte le strategie menzionate sopra non siano applicabili nella vita vera, allora ti interesserà leggere qualche esempio basato sulla mia esperienza personale.
Sono autrice indipendente dal 2012 e in questi 10 anni di carriera ho affrontato diversi impegni fissi e importanti. Ho esordito nel 2012 ma ho iniziato a scrivere molto prima, quindi posso dirti con certezza che la scrittura mi ha accompagnata in modo continuativo e serio attraverso il liceo, l’università e il lavoro a tempo pieno.
In ogni fase ho dovuto affrontare svariati cambiamenti logistici, inclusi traslochi all’estero, vita in spazi condivisi e orari strambi. Ho impiegato molti anni prima di giungere a condizioni più favorevoli e con tutta la strumentazione che preferisco.
Quando andavo a scuola e soprattutto all’università (con orario più flessibile), scrivevo di notte… anche se a dirla tutta ho iniziato a scrivere proprio a scuola in classe perché mi annoiavo MOLTO. Tuttavia, il mio orario preferito era fra le 22 e le 2, perché in generale sono una bestia notturna. Dopo aver finito i compiti e aver preparato gli esami, dedicarmi alla scrittura era rilassante, qualcosa diverso che finalmente potevo gestire come volevo io e non in vista di un test.
Trovare spazio per le proprie passioni durante le ore notturne è molto gratificante, a patto che poi si abbia modo di riposare in altri momenti.
Da quando invece ho un lavoro comune in ufficio, per programmare la mia giornata so che devo aggirare un blocco di tempo fisso e poco modificabile. Tuttavia, la mia priorità della giornata resta la scrittura. A me piace lavorare con un target di parole fisso giornaliero. Il mio obiettivo base è 500 parole perché so di poterle scrivere anche in mezz’ora; si tratta quindi di un traguardo fisso che so con certezza di poter non solo raggiungere ma anche superare.
Negli anni ho sperimentato varie possibilità, la più estrema è stata scrivere una parte del mio target giornaliero prima di andare al lavoro. L’ho trovato molto faticoso perché odio alzarmi presto e per farlo avevo la sveglia alle 4 del mattino, però è una possibilità molto valida e che mi ha permesso di finalizzare ciò che volevo nei tempi stabiliti.
Scrivere prima di andare al lavoro, specialmente se sei una persona mattiniera (e non notturna come me) ti permette di avere più tempo dopo, magari per andare in palestra o per dare attenzione ad altri impegni che non puoi spostare.
Un’altra modalità che uso con successo da anni è la segmentazione. Approfittando dei momenti della giornata in cui so di essere più concentrata, inserisco la scrittura. Quindi divido il mio target giornaliero in almeno 2 o 3 sessioni.
Come organizzare la giornata: app utili
Organizzare la giornata implica essere in grado di includere lavoro e tempo libero senza trascurare i progetti personali. Ecco perché diventa necessario sfruttare al massimo il nostro tempo per cogliere qualsiasi opportunità. Dato che siamo sempre impegnati e spesso in movimento, puntare sull'elettronica è una scelta efficace.
Sebbene sia possibile tenere traccia di tutto anche su un normale quaderno, calendario o tradizionale agenda, ci sono app molto utili che rendono l'organizzazione più semplice, anche perché ti avvisano con notifiche e allarmi quando il cartaceo tace.
Ecco alcune applicazioni disponibili su dispositivi Android o iOS che ti aiuteranno a gestire i tuoi impegni.
L'app calendario inclusa in qualsiasi telefono
Meglio ancora se sincronizzata con Google Calendar, in modo che gli impegni vengano aggiornati automaticamente su tutti i dispositivi che usi, indipendentemente dalla piattaforma. L'importanza di un calendario elettronico è legata alla questione delle notifiche. Scordarsi propositi e impegni è molto semplice. Anche se sei stato diligente nella suddivisione dei blocchi di tempo e delle attività, se poi ti scordi di fare le cose previste nell'orario scelto, ti troverai al punto di partenza. Per questo motivo un calendario elettronico che ti manda le notifiche negli orari previsti è davvero cruciale.
App organizzative e tuttofare
Ci sono tantissime app di appunti, sia gratis che a pagamento. Due esempi di app molto complete sono Notion e Evernote. Se l'app del calendario ti sta stretta, con queste due soluzioni puoi allargarti e dare sfogo a tutta la tua sete di organizzazione. Notion, in particolare ti permette di creare delle vere e proprie tabelle di avanzamento per qualsiasi cosa per monitorare progressi e traguardi con diverse visualizzazioni.
Con queste due app puoi mettere in pratica tutte le strategie viste in precedenza e ricevere notifiche. L'unico ostacolo, rispetto al calendario, è che prima devi prenderti del tempo per familiarizzare col funzionamento delle app, che non è sempre rapido e immediato. Dopo una fase conoscitiva, però, potrai sicuramente trarre beneficio dalle loro funzioni molto articolate.
Se invece pensi che dei post-it possano essere sufficienti... allora prova Google Keep, sicuramente ti piacerà molto!
Timer
Premesso che qualsiasi telefono ha un timer, ti consiglio l'app Forest. Mi sento di consigliarla perché oltre a essere molto carina, è progettata per mostrarti quanto stai concentrato per esempio in un giorno, in una settimana e così via. La funzione statistica è utile per mostrarti i tuoi progressi.
Bonus: non è fatta in modo banale con dei grafici, bensì con alberi e cespugli! Quando imposti il timer puoi scegliere un albero o un cespuglio (ne puoi sbloccare di nuovi man mano che usi l'app) che cresce insieme al tempo impostato... ma se lo interrompi muore. Alla fine, tutti gli alberelli completi vanno nella schermata della tua foresta. Ogni giorno puoi quindi vedere la tua foresta che cresce!
Gamify
Gamify non è un'app, ma è una modalità, cioè la "gamification", che consiste nel trasformare attività comuni in un gioco. La gamification è l'applicazione di strategie di gaming a contesti non di gioco. Queste tecniche possono essere usate per aumentare la motivazione e il coinvolgimento in aree come l'apprendimento, la produttività, lo sport, le faccende domestiche eccetera.
Hai passato l'aspirapolvere? Bene, 20 punti. Hai scritto 500 parole? Wow! 1000 punti. Tutto dipende da come è strutturata l'app. Di solito puoi personalizzare svariati parametri a tuo piacimento.
Non ho app da consigliare, ma ce ne sono moltissime, anche a tema fantasy e anche specifiche per la scrittura. Si tratta di una strategia che io personalmente non uso perché penso che tolga il focus dall'attività in sé per spostarlo su una generica raccolta punti, che di per sé non è male, ma credo che alla lunga potrebbe diventare una distrazione e non un aiuto nella produttività. Però ognuno reagisce diversamente, quindi... magari a te potrebbe fare comodo usare anche un sistema del genere.
L’importanza della scrittura a mano per organizzare la giornata
Sebbene l'elettronica abbia un ruolo cruciale nel favorire l'organizzazione e la produttività, vorrei comunque fare presente che anche modalità più tradizionali con carta e penna meritano ancora un po' di riguardo. Da anni si dice che prendere appunti a mano favorisca la memorizzazione, per esempio.
Secondo una ricerca della Norwegian University of Science and Technology pubblicata su Frontiers in Psychology i benefici della scrittura a mano sono reali. In seguito a esperimenti basati sull'elettroencefalografia, è stato confermato che la scrittura a mano sollecita diverse aree del cervello. A livello pratico, ciò significa che la stimolazione durante la scrittura manuale è più ampia rispetto a quella con tastiera, che comporta la semplice ripetizione dello stesso movimento per ogni lettera. Il fatto di potersi appoggiare a stimoli diversi è un vantaggio sia per la memoria che per la creatività.
A mio parere, affidarsi solo alla carta o solo all'elettronica è una visione abbastanza restrittiva. Per questo motivo, io personalmente consiglio un metodo misto, col quale sperimento da anni con molte soddisfazioni.
I vantaggi di un metodo di programmazione ibrido sono quelli che ti permettono di sfruttare il meglio dei due mondi.
In una fase preliminare, secondo me, un quaderno e delle penne colorate ti danno più libertà, anche di fare errori, di spostare e di rifare tutto come ti pare. Il risultato finale, probabilmente sarà più caotico però, allo stesso tempo, il processo che ti ha permesso di arrivare a quel risultato, ti avrà lasciato qualcosa di più a livello mentale e sensoriale. Una volta fatto, puoi riportare “la bella copia” nella tua app preferita.
Quando si programma tutto direttamente in modo elettronico, specialmente se è un'attività nuova, capita di sentirsi limitati dal mezzo stesso. Per esempio, bisogna aprire l'app giusta, se è nuova c'è da imparare a usarla, poi bisogna aprire le finestre adatte, scrivere bene con la tastiera, magari il telefono non riconosce termini strani (specialmente se magari stai prendendo appunti per un romanzo fantasy) e lentamente si perde lo slancio.
Allo stesso tempo, quando si è di corsa fuori casa, dover ricorrere a carta e penna può essere difficoltoso e quell'appuntamento appena confermato per telefono può essere dimenticato nel giro di pochi minuti.
Però... usare dispositivi elettronici in mezzo alla natura, magari in spiaggia, non solo è scomodo, ma può anche danneggiare l'oggetto stesso.
Questi sono alcuni esempi che dimostrano che alcune circostanze sono più adatte all'uso di un sistema analogico e altre più adatte per mezzi elettronici.
Se anche tu, come me, se un autore, ti consiglio di lavorare alle tue storie in mezzo alla natura, quando possibile. A me piace molto scrivere e progettare in spiaggia, ma anche al parco e all'esterno in generale. Molti di questi luoghi non sono compatibili con un computer o altri dispositivi, però trovo che certi luoghi possano influenzare l'ispirazione e in questi casi è bene avere dei quaderni pronti.
Inoltre, separarsi per qualche momento dalle continue notifiche e distrazioni dei social media per dedicarsi a qualcosa di diverso è un bel cambiamento.
Dato che credo fortemente in questa strategia con approccio misto, ho scelto anche di lanciare una linea di quaderni specialmente dedicata ad altri autori e lettori! La mia linea di quaderni si distingue dalle altre grazie a 3 fattori chiave:
1. Specifica
2. Compatta
3. Creativa
La mia linea di quaderni include percorsi tematici (per esempio fantascienza, vampiri, angeli, gratitudine e altri in arrivo) per lettori e autori, con spunti di lettura, informazioni di base e sezioni di supporto da compilare, in modo da non dover mai partire da zero.
Come ho detto in precedenza, secondo me, un mezzo cartaceo utile deve essere anche facilmente trasportabile, perché se tu esci e il tuo quaderno resta a casa… usarlo in modo efficace sarà molto difficile. I miei quaderni sono sottili e flessibili, adatti anche a borse e zaini pieni.
Ho scelto di inserire pagine puntinate in tutti i miei quaderni, perché a differenza delle righe e dei quadretti offrono più libertà per creare schemi e schizzi (magari delle ambientazioni del tuo prossimo romanzo!). Le pagine puntinate ti permettono di sfogare la tua creatività in modi nuovi e diversi dal solito approccio scolastico!
Se non hai mai usato un quaderno puntinato o tematico, fai una prova, magari ti aiuterà a essere più produttivo!
Più tempo per il tuo benessere!
Hai già in tuo possesso tutti gli strumenti necessari per creare più tempo per il tuo benessere. Le giornate hanno lo stesso numero di ore per tutti, ma sei tu a decidere come utilizzare al meglio le tue risorse, devi solo cominciare e prendere il controllo del tuo tempo e a credere nelle tue capacità.
Se sei interessato alla scrittura, se sei studente oppure se sei un lettore accanito in cerca di nuove opportunità per avere più tempo per leggere... ti consiglio di scaricare la guida "Come trovare il tempo per scrivere" (eBook + cartaceo), che tratta in modo più specifico il processo della scrittura e come affrontarlo per diventare inarrestabile!
Contenuti in collaborazione con
Ivana Vele Poletti:
http://colorarelavita.blogspot.com/